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  • 第363回 「業務プロセスの2重処理業務機能のつかみ方」

    ~ITコンサルタント養成講座~

    第363回 「業務プロセスの2重処理業務機能のつかみ方」

     皆さん、おはようございます! 当メルマガを担当しています井上正和です。

     コンサルやワーキンググループ等、現場で実践していて感じていることからテーマを取り上げます。
     今日は「業務プロセスの2重処理業務機能のつかみ方」です。

     業務プロセスの中で2重処理を行っている業務機能を如何にして掴かみますか?
     一般には、“業務処理機能を記述することからわかります。”、あるいは“DFDで入力と出力を
     記述することからわかる。”などですが、業務機能範囲が大きくなるとまず不可能です。
     特に、エンタープライズシステムを対象にするときは無理です。
     もっと汎用化できる判断基準が必要になります。

     当職はCRUD分析を用いて独自の改訂版を作り適用しました。
     その理由を述べておきます。
     まず、2重処理業務とは何かと考えてみますと、データオーナーと一致すると考えました。
     業務処理というのは必ず成果物という出力が必要になります。
     この出力が同じものは2重処理の業務と判断できます。
     それでは、出力が同じとは如何に判断するのかです。

     成果物として作成する情報の属性(データ項目)が同じ属性であるものです。
     項目の内容は違っていても項目が同じの業務成果物があれば2重処理業務ととらえることです。
     例として、商品の出荷業務をとらえてみましょう。

     一般に出荷業務は物流部門での業務機能ですが、よく緊急出荷と称して営業部門で
     出荷処理されることがあります。出荷伝票が営業部門から出ていくことになります。
     この例では、出荷伝票という成果物を物流部門と営業部門で作成していることになり、
     業務のデータオーナーが2か所の部門にあることなります。

     つまり、2重業務処理は業務機能とデータベース(台帳やコンピュータファイルなど)の関係を
     抑えていけば良いことが分かります。
     この分析はCRUD分析と同じです。ただし、CRUDのようにCreate、Read、Update、Deleteの
     4つの機能を対比させる必要はなく、「オーナー(Owner)」、そして「ユーザー(User)」で良いし、
     シンプル化することで見やすくなります。
     こうして発見された2重処理業務は本来実施すべき部門に集約するには何を解決すべきかを
     課題としてとらえれば、見える化の業務改善が可能になります。
     当職の実施例では、この改善によって92個の業務機能が47個の業務機能に集約されました。

     今日はここで終わります。次回は「改定版CRUD表の作り方」を取り上げます。


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