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  • 第375回 「業務プロセス記述体制」

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    第375回 「業務プロセス記述体制」

     皆さん、おはようございます! 当メルマガを担当しています井上正和です。

     コンサルやワーキンググループ等、現場で実践していて感じていることからテーマを取り上げます。
     今日は「業務プロセス記述体制」を取り上げます。

     実際に業務フローのコーチングでヒアリングを始めてみますと、
     全社的または事業内の業務プロセスを把握できている方はかなり限られてきます。
     課長、部長のレベルでも意外と少ないと感じられるはずです。
     そうすると、全社的な業務プロセスを記述するには、
     現場である事業部の下位レベルからまとめることになります。
     
     実際の業務フローを記述する事業部とそのとりまとめを行うプロジェクト本部の両頭体制が必要です。
     事業部のレベルからスタートするのですから、全社から見ればDFDレベル1からのスタートになります。
     階層レベルはDFDレベル0の「1.0」、「2.0」、「3.0」、・・・からスタートではなく、
     DFDレベル1の「1.1」、[1.2]、「1.3」、・・・からのスタートになります。
     事業部のレベル1は「販売」、「生産」、「物流」、・・・といったレベルになりますが、
     事業間やレベル1の業務機能間に関係するデータフローとマスターファイル
     そしてデータフロー発生のルールを明記することが必要です。
     このDFDレベルで、事業部間や外部(顧客や取引先)に関係するデータフロー
     およびマスターファイル名称とIDの事業部間整合性を業務ルールを踏まえ検討し、
     合議のうえで確定していきます。
     
     本部では、事業の最上位レベル1のDFDからデータフロー名称、
     マスターファイル/トランザクションファイルを確定し、共通化していきます。
     こうすることで、本部は全社のDFDレベル0を積み上げて作成することが可能になります。
     事業部のDFDレベル1(全社のレベル2)以降のDFD記述は
     事業部に記述ルールに沿って任せればよいのですが、
     レベル2までは事業部内で業務機能レベルを検討し、DFD記述の標準化を図るのが重要です。
     全社レベルのDFDレベル3までは、
     本部主導で記述標準化を図るのに検証会議を開催していくことです。
     今日はここで終わります。次回は「間接業務DFDの取扱」を取り上げます。

     【雑感】先日、永平寺の開祖である道元の話を聞いていました。
      禅と言うのは生活宗教であり、道元が著した「正法眼蔵」には「修証一等」と言うことが
      書かれているそうです。
      「修」とは修行のことで「証」とは悟りのこと。「一等」とは同じという意味で、
      「修行すなわち悟り、悟りすなわち修行」と言うことらしいです。
      修行して、悟ろうと思うように手段と目的を分離するから悩みが出る。
      手段と目的を一体化すると悩みは無くなるそうです。
      こんなことを教えてくれるのも、日本だけのようです。
      本家の中国では、文化大革命のときすべての寺院が破壊され、
      僧侶は免職になったらしいです。最近の文化・経済開放政策に則り、
      日本へ仏教の勉強に来ているということのようです。少し驚きました。
     
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